Strategi dan Implementasi e-Business

December 02, 2014

Strategi dan Implementasi e-Business

Dalam menjalankan suatu bisnis tentunya diperlukan suatu strategi agar bisnis dapat terus bertahan dan berkembang. Begitu juga dengan E-Business, yang memerlukan strategi dalam melaksanakannya. E-Business tidak dapat bekerja tanpa adanya strategi. Lalu bagaimana penyusunan strategi E-Business tersebut? Berikut sedikit ulasannya.

Sebelumnya, perlu diketahui apa itu strategi?

Strategi menurut BusinessDictionary.com adalah metode atau rencana yang dipilih untuk mencapai tujuan yang diinginkan, seperti pencapaian atas suatu cita – cita ataupun solusi atas suatu masalah.

“Strategi adalah suatu cara dimana organisasi / lembaga akan mencapai tujuannya, sesuai dengan peluang - peluang dan ancaman - ancaman lingkungan eksternal yang dihadapi, serta sumber daya dan kemampuan internal” (A. Halim)

“Strategi adalah sekumpulan kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan pada peningkatan kesejahteraan dan kekuatan jangka panjang perusahaan yang berhubungan dengan pesaing” (Ward dan Peppard, 2002)

Apa itu strategi bisnis? Strategi bisnis adalah kebijakan – kebijakan dan garis – garis pedoman yang menentukan cara sebuah perusahaan bersaing dalam sebuah industri dan khususnya cara perusahaan untuk membentuk keunggulan bersaing. (Grant, 2002)

Ada 3 tingkatan dalam strategi bisnis, yaitu:

Strategi Tingkat Korporasi, berupaya untuk menentukan bisnis apa yang seharusnya dilakukan oleh korporasi. Ciri – cirinya:

Berorientasi pada nilai
Unsur fleksibilitas sangat tinggi
Jangka waktu lebih panjang
Perioritas pada pertumbuhan perusahaan
Konseptual
Tersentralisasi

Strategi Tingkat Bisnis, berupaya untuk menentukan bagaimana seharusnya suatu korporasi bersaing dalam setiap bisnisnya. Ciri – cirinya :

Resiko rendah
Keuntungan rendah
Setiap keputusan ada mediasi antara level korporasi dan fungsional
Biaya rendah
Membuat keputusan dan memberi pandangan antara lain tentang saluran distribusi, lokasi pasar, wilayah pabrik dan segmentasi pasar.

Strategi Tingkat Fungsional, berupaya menentukan cara mendukung strategi tingkat bisnis. Ciri – cirnya:

Jangka waktu pendek, kurang dari 1 tahun
Beresiko rendah
Keputusan diterapkan pada aktivitas yang sedang berjalan
Keputusan melibatkan masalah operasional dan berorientasi pada aktivitas

Lalu bagaimana tahapan penyususan strateginya?

Dalam penyusunan strategi bisnis terdapat ilmu yang disebut dengan “manajemen strategis”. Manajemen strategis adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan, dan pengevaluasian keputusan-keputusan lintas fungsional yang dapat memungkinkan suatu perusahaan mencapai sasarannya. (Wikipedia, 2013). Ada empat tahapan dalam manajemen strategis, yaitu pengamatan lingkungan, perumusan strategi, pelaksanaan strategi, dan evaluasi strategi.

Pengamatan Lingkungan, ada dua analisis yaitu analisis eksternal dan internal:

Analisis Eksternal

Lingkungan eksternal : terdiri dari variabel-variabel (kesempatan dan ancaman) yang berada di luar organisasi dan tidak secara khusus ada dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak
Lingkungan Kerja : terdiri dari elemen-elemen atau atau kelompok yang secara langsung berpengaruh atau dipengaruhi oleh operasi-operasi utama organisasi
Lingkungan Sosial : Terdiri dari kekuatan umum-kekuatan itu tidak berhubungan langsung dengan aktivitas-aktivitas jangka pendek organisasi tetapi dapat dan sering mempengaruhi keputusan-keputusan jangka panjang.

Analisis Internal

Struktur, adalah cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja
Budaya, adalah pola keyakinan, pengharapan, dan nilai-nilai yang dibagikan oleh anggota organisasi
Sumber, daya adalah asset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi

Perumusan Strategi adalah pengembangan rencana jangka panjang untuk menejemen efektif dari kesempatan dan ancaman lingkungan, dilihat dari kelemahan perusahaan. Dalam perumusan strategi terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :

Melakukan analisis situasi, evaluasi diri dan analisis pesaing: baik internal maupun eksternal; baik lingkungan mikro maupun makro.
Bersamaan dengan penaksiran tersebut, tujuan dirumuskan. Tujuan ini harus bersifat paralel dalam rentang jangka pendek dan juga jangka panjang. Maka di sini juga termasuk di dalamnya penyusunan pernyataan visi (cara pandang jauh ke depan dari masa depan yang dimungkinkan), pernyataan misi (bagaimana peran organisasi terhadap lingkungan publik), tujuan perusahaan secara umum (baik finansial maupun strategis), tujuan unit bisnis strategis (baik finansial maupun strategis), dan tujuan taktis.

Implementasi Strategi adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakannya dalam tindakan memalui pengembangan program, anggaran, dan prosedur.

Evaluasi dan Pengendalian adalah proses yang melaluinya aktivitas-aktivitas perusahaan dan hasil kinerja dimonitor dan kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan kinerja yang diinginkan

Implementasi E-Business pada PT. SIERAD PRODUCE Tbk.

Sierad Produce, dahulu bernama PT Betara Darma Ekspor Impor, berdiri pada tanggal 6 September 1985. Nama Sierad mulai digunakan pada tanggal 27 Desember 1996 saat persiapan untuk public listing di Bursa Efek Jakarta. Bisnis utama perusahaan ini meliputi produksi pakan ternak, pembibitan ayam, penetasan telur, produksi anak ayam (DOC), kemitraan, rumah potong ayam, industri peralatan peternakan dan industry tepung ikan.

Pengembangan E-Business Systems di Sierad Produce sudah dimulai dari lama, akan tetapi pengembangan terbesar saat menetapkan pemakaian Microsoft Dynamics Axapta sebagai software yang mengintegrasikan semua fungsi bisnisnya. Roadmap yang sedang dijalankan oleh Sierad Produce, terbagi ke empat tahapan utama di dalam implementasi di setiap strategic business unitnya. Tahapan yang dilakukan tersebut adalah planning, developing, implementing, dan testing.

Pada tahap perencanaan pembangunan E-Business Systems, ditetapkan terlebih dahulu ekspektasi dari manajemen perusahaan diikuti dengan penetapan budget yang terkait dengan infrastruktur, pemilihan vendor dan software serta sumber daya manusia. Setelahnya, baru ditetapkan jadwal untuk fase developing, implementing dan testing. Penentapan eskpektasi manajemen adalah yang hal yang terpenting untuk tahap perencanaan ini.

Tahap developing terdiri dari pembangunan blue-print, fit and gap, prototype serta development. Blue-print dibuat untuk menyusun manual fungsi bisnis proses dalam perusahaan, sedangkan fit and gap dibutuhkan untuk mengetahui kesesuaian proses saat ini dengan proses akan datang. Setelah ditetapkan dan disepakati blue-print tahap selanjutnya adalah prototype. Proses ini dilakukan bersama-sama antara semua PIC fungsi bisnis perusahaan dengan vendor IT.

Tahap selanjutnya dalah implementasi. Pada tahapan ini sistem disusun dan diimplemetasikan. Implementasi dilakukan dengan melibatkan semua fungsi bisnis terkait dengan e-Business system yang dikembangkan. Hal ini ditujukan agar dengan keterlibatan fungsi-fungsi dalam perusahaan, user akan familiar disamping dapat melakukan cross-check jika ada yang tidak sesuai dengan blueprint yang disepakati.

Tahap terakhir adalah tahap testing. Tahap ini juga melilbatkan pihak pada tahap developing dan implementing, ditambah pihak manajemen untuk melihat kesesuaian implementasi E-Business Systems dengan ekspektasi manajemen. Untuk memastikan bahwa e-Business system telah sesuai dan berjalan dengan baik, maka dilakukan proses user acceptance trustee. Langkah terakhir adalah go live. PT. Sierad Produce telah menerapkan beberapa E-Business Systems untuk mendukung bisnis yang dijalankannya, seperti:

Customer Relationship Management, saat ini perusahaan baru memiliki customer data base dan customer retention and loyalty program yang terintegrasi dalam software Axapta, SAP dan Pro-Int, yang hanya bisa diakses melalui desktop yang menggunakan intranet.
Enterprise Resources Planning, satu paket dengan Accounting dan Finance, program ERP yang digunakan perusahaan terdiri dari Axapta, SAP dan Pro-Int. Dengan menggunakan bantuan program ini, perusahaan dapat memantau business process-nya secara cross-functional dan real-time, mulai dari ketersediaan inventory hasil dari proses produksi, order processing oleh customer, inventory management, purchase order ke supplier, available cash on hand/bank, dan collection account receivable.
Supply Chain Management, hubungan perusahaan dengan supplier utama untuk SBU Feedmill adalah dengan pemasok bahan utama pembuat pakan, yaitu jagung dan SBM. Proses pengadaan jagung dan SBM dilakukan dengan cara kontrak kuantitas dengan supplier dari Argentina dan Brasil. Biasanya dilakukan menggunakan bursa komoditi di Chicago (Chicago Board of Trade – CBOT). Konsumen utama dari Feemill selain SBU Kemitraan dan Breeding adalah poultryshop dan mitra mandiri.n Supplier utama dari Breeding dan Hatchery adalah SBU Feedmill dan supplier DOC parent stock. Dengan Feedmill, pemesanan dijalankan melalui e-mail beserta proyeksi per 3 bulanan, sedangkan dengan supplier DOC pemesanan dilakukan melalui e-mail 6 bulan sebelum chick-in di Breeding Farm. Antara Breeding dan Hatchery dengan Feedmill masih belum ada linkage yang menggunakan program yang real-time. SBU Kemitraan memiliki supplier utama SBU Feedmill, SBU Breeding dan Hatchery serta supplier obat dan vaksin. Sama dengan Breeding ke Feedmill, pemesanan yang dilakukan oleh Kemitraan ke Breeding masih menggunakan e-mail. Sedangkan pemesanan ke Feedmill sudah menggunakan intranet menggunakan program Axapta secara langsung. Dengan menggunakan program ini, Kemitraan dapat melakukan pemesanan dengan menunjuk langsung ke mitra mana dan dengan jumlah berapa pakan akan dikirim. Pengiriman ini dilakukan oleh transporter yang disediakan oleh Feedmill dengan menggunakan bantuan peta manual per masing-masing mitra, hal ini sangat membutuhkan kemampuan dan ingatan yang kuat dari supir. SBU Kemitraan beserta mitra-mitranya adalah supplier utama bagi SBU RPA. Pemesanan livebird oleh RPA dilakukan dengan cara e-mail, yang kemudian SBU Kemitraan memberikan Surat Perintah Muat ke RPA untuk mengambil livebird ke kandang mitra. Sekali lagi, dalam hal ini masih menggunakan peta manual dan sangat tergantung dari ingatan para supir. Sedangkan konsumen SBU RPA kebanyakan adalah Industri, Horeca (Hotel Restoran dan Café), Supermarket, Distributor dan Perorangan. Pengiriman barang dari RPA juga masih sangat bergantung pada kemampua membaca peta manual yang dimiliki oleh pihak ekspedisi.
Finance and Accounting, dalam menjalankan fungsi Finance dan Accounting, perusahaan menggunakan software antara lain Microsoft Axapta (Kemitraan, Feedmill), SAP (RPA dan Futher Process) dan Pro-Int (Breeding dan Hatchery). Untuk fungsi Accounting, ketiga software ini memiliki fiture untuk: order processing, account receivable, account payable, inventory control, taxation dan general ledger. Sedangkan untuk payroll, perusahaan menggunakaan software tersendiri dengan sebutan HRIS. Untuk fungsi Finance software yang digunakan telah memiliki fiture untuk: credit management dan cash management. Financial forecasting masih dikerjakan manual menggunakan bantuan Microsoft Excel. Selain itumasing-masing SBU menggunakan extranet berupa E-Banking dalam melakukan transaksi yang berhubungan dengan bank account.
Marketing. Dikarenakan nature dari bisnis perunggasan yang unik (feed, DOC dan Kemitraan), aktivitas marketing lebih diarahkan langsung ke lapangan dengan mendatangi poutry shop dan peternak. Untuk poultryshop yang telah menjadi rekanan, perusahaan sudah menggunakan ektranet yang digunakan untuk pemesanan feed. Untuk DOC dan Kemitraan masih menggunakan fasilitas berupa e-mail, sms, telepon dan fax yang dikirimkan oleh tenaga technical service di lapangan atau oleh customer secara langsung.
Production. Penggunaan E-Busines Systems pada fungsi produksi yang utama seperti, SBU Feedmill, SBU Breeding dan Hatchery, SBU Kemitraan, SBU Rumah Potong Ayam dan Futher Process
Human Resources Management, Sierad Produce telah menggunakan internet untuk recruitment process dengan alamat http://www.sieradproduce.com/EN/topnav/Career/Vacancies/. sedangkan untuk compensation administration menggunakan program yang diberi nama dengan HRIS, dimana dalam program ini terdapat program penggajian dan data-data yang berhubungan dengan karyawan, misalnya tanggal masuk kerja, saldo cuti, golongan, lama bekerja, jabatan dan lain-lain. Program HRIS ini masih belum terintegrasi dengan GL program di Accounting, dan cash management di Finance sehingga ketika dilakukan pencatatan di Accounting dilakukan dengan input manual. HRIS masing-masing SBU sudah tersentralisasi dengan HRIS di Head Office
Transaction Processing System. Perusahaan dalam menangani transaksi menggunakan dua cara, yang pertama untuk real-time/online untuk program yang menggunakan Axapta dan SAP, dimana data yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam server. Sedangkan program Pro-Int yang digunakan oleh SBU Breeding dan Hatchery menggunakan sistem batch, dimana sistem diinput di farm dan file diambil dan di-synchronize pada jam tertentu ke server head Breeding dan Harchery.
Collaboration. Masing-masing SBU di dalam melakukan aktivitas bisnisnya sering mempergunakan electronic communication tools seperti E-Mail, telepon, fax, blackberry messager, dan same time connect. Sedangkan untuk electronic conferencing tools biasa menggunakan voice conferencing, video converencing, data converencing menggunakan remote desktop dan discussion forums menggunakan blackberry group massager.

Alasan diperlukannya keselarasan antara strategi bisnis dengan strategi E-Business dalam suatu perusahaan adalah karena strategi E-Business dan strategi bisnis memiliki keterkaitan yaitu:

Dalam strategi E-Business merupakan implementasi strategi bisnis yang dalam proses bisnisnya lebih mengutamakan penggunaan IT. Cost leadership strategy: memposisikan biaya produk dan jasa yang lebih rendah namun kualitas standar tetap dipertahankan dalam industri tersebut. Upaya penghematan dan penekanan biaya di berbagai sektor menjadi pilihan yang tidak dapat ditawar lagi guna menentukan harga terbaik untuk konsumen.
Dalam strategi E-Bussiness Penggunaan IT sangat bermanfaat untuk mengurangi biaya dari proses bisnis. Differentiation strategy: menjadi unik dalam industri, seperti penyediaan produk-produk yang unik dengan tetap menjaga kualitas yang tinggi dengan harga kompetitif.
Dalam srtategi E-Business IT digunakan untuk mengurangi keunggulan dari pesaing dan dapat memantau harga produk kita tetap kompetiif dengan harga produk pesaing bisnis. Innovation strategy: membangun atau membuat produk dan layanan dengan karakteristik baru dan mengembangkan jaringan penjualan.
Dalam staregi E-Business IT digunakan untuk membantu menciptakan priduk dan jenis layanan-layanan baru ,mengubah proses bisnis, dan juga menciptakan pasar baru. Growth strategy: peningkatan pangsa pasar.
Dalam staregi E-Business IT dapat digunakan untuk mengelola ekspansi bisnis regional dan global. Alliance strategy: membangun kerjasama dengan rekan bisnis dan melakuka sinergi dari kompetisi bisnis yang ditekuni oleh masing-masing.
Dalam strategi E-Business IT dapat digunakan untuk memperluas dan mendukung strategi relasi bisnis. Customer oriented strategy: sebuah upaya yang dilakukan untuk membuat konsumen nyaman dan senang.
Dalam strategi E-Business IT sangat bermanfaat dalam penerepan strategi ini semisal dengan membentuk layanan konsumen melalui situs resmi atau pun e-mail. Internal efficiency strategy: peningkatan cara atau metode untuk menciptakan kepuasan karyawan, peningkatan kualitas, produktivitas dan pengambilan keputusan.
Dalam strategi E-Business IT digunakan untuk mendukung strategi ini untuk dapat lebih efisien dengan peningkatan layanan informasi karyawan, produk dan penggunaan software atau aplikasi yang membantu.